KẾ TOÁN TIỀN TẠI QUỸ CỦA DOANH NGHIỆP

Kế toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp, tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp phải được bảo quản trong két sắt, hòm sắt, đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, mất trộm, chống cháy, chống mối xông. Các khoản tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do các đơn vị khác và các cá nhân ký cược tại doanh nghiệp phải được quản lý và hạch toán như các tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. Riêng đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục cân đo, đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau đó niêm phong có xác nhận của người ký cược trên dấu niêm phong.

1. Một số quy định chung về quản lý tiền mặt

- Tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp phải được bảo quản trong két sắt, hòm sắt, đủ điều kiện an toàn, chống mất cắp, mất trộm, chống cháy, chống mối xông.

- Các khoản tiền mặt, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do các đơn vị khác và các cá nhân ký cược tại doanh nghiệp phải được quản lý và hạch toán như các tài sản bằng tiền của doanh nghiệp. Riêng đối với vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục cân đo, đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau đó niêm phong có xác nhận của người ký cược trên dấu niêm phong.

- Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do giám đốc chỉ định và chịu trách nhiệm giữ quỹ. Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay, khi cần thiết phải uỷ quyền cho ai làm thay thì phải có quyết định của giám đốc bằng văn bản. Thủ quỹ không được kiêm kế toán. Việc thu chi tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở phiếu thu, phiếu chi hoặc các chứng từ nhập, xuất vàng bạc, đá quý, có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người kiểm tra ký duyệt theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Sau khi thực hiện nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, thủ quỹ ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” hay “Đã chi tiền” lên các phiếu thu, phiếu chi đồng thời sử dụng các chứng từ này để ghi vào sổ quỹ. Cuối mỗi ngày, thủ quỹ phải nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho kế toán tiền mặt.

Kế toán phải lập các chứng từ thu, chi tiền mặt theo đúng chế độ.

- Các chứng từ thu chi tiền mặt phải do thủ trưởng và kế toán trưởng ký (phiếu thu phải lập thành 3 liên-đặt giấy than viết một lần, phiếu chi lập thành 2 liên)

- Kế toán quỹ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ thu, chi và việc ghi chép của thủ quỹ. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.

2. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng:

* Chứng từ sử dụng:

- Phiếu thu(MS 01-TT), Phiếu chi(MS 02-TT), Lệnh thu, Lệnh chi

- Bảng kê nhập, xuất ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý (MS 06-TT)

- Biên bản kiểm kê quỹ (07a-TT)

* Sổ kế toán sử dụng:

- Sổ kế toán sử dụng: sổ quỹ tiền mặt kiêm báo cáo quỹ, sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ

cái TK111

SỔ QUỸ

Ngày,

tháng Chứng từ Diễn giải Thu Chi Tồn quỹ

3. Tài khoản sử dụng

TK 111 - Tiền mặt

DĐK:XXX

Bên nợ:

- Phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ trong kỳ

- Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ)

Bên có

- Phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ trong kỳ

- Số thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ)

DCK: Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tồn quỹ .

TK 111 có 3 tài khoản cấp 2:

TK1111- Tiền Việt Nam

TK1112- Ngoại tệ

TK1113- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý

4. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu:

a.Thu tiền bán hàng nhập quỹ:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK111(1111)"Tiền mặt "

Có TK 511: Doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT

Có TK 333 (33311)”Thuế GTGT đầu ra phải nộp”

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK111(1111)"Tiền mặt "

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng bao gồm cả thuế GTGT

b.Thu tiền mặt từ các hoạt động hoạt động tài chính, hoạt động khác:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 111 “ Tiền mặt”

Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”

Có TK 711 “ Thu nhập khác”

Có TK 333(3331) – Thuế GTGT phải nộp

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 111 “Tiền mặt”

Có TK 515, 711

c. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt:

Nợ TK 111(1111) "Tiền mặt"

Có TK 112"Tiền gửi ngân hàng"

d. Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt và nhập quỹ của đơn vị, ghi:

Nợ TK 111 “Tiền mặt”

Có TK 131,136, 141

e. Nhận ký quỹ, ký cược của đơn vị khác bằng tiền mặt, vàng bạc, kim khí quý, đá quý:

Nợ TK 111 “Tiền mặt”

Có TK 338 (3388): Nếu ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Có TK 344: Nhận thế chấp ký quỹ, ký cược dài hạn

f. Thu hồi các khoản vốn đầu tư ngắn hạn, các khoản ký quỹ, ký cược, hoặc thu hồi các khoản cho vay nhập quỹ tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111”Tiền mặt”

Có TK 121 “ Đầu tư chứng khoán ngắn hạn”

Có TK 128 “ Đầu tư ngắn hạn khác”

Có TK 144 “ Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”

Có TK 244 “ Ký quỹ, ký cược dài hạn”

g. Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê:

Nợ TK 111 “ Tiền mặt”

Có TK 338 (3381): Nếu chưa xác định được nguyên nhân

h. Chi tiền mặt trả lương cho cán bộ công nhân viên:

Nợ TK 334" Phải trả công nhân viên"

Có TK 111" Tiền mặt"

k. Chi tiền mặt mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 152,153,211

Nợ TK 133"Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ "

Có TK 111(1111)" Tiền mặt"

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 152,153,211

Có TK 111(1111)" Tiền mặt"

i. Nộp tiền mặt vào ngân hàng:

Nợ TK 112" Tiền gửi ngân hàng"

Có TK 111

l. Chi tiền mặt tạm ứng cho cán bộ công nhân viên đi công tác, đi mua nguyên vật liệu:

Nợ TK 141"Tạm ứng"(Chi tiết người nhận tạm ứng)

Có TK 111(1111)" Tiền mặt"

m. Chi hoạt động tài chính, hoạt động khác bằng tiền mặt:

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:

Nợ TK 635, 811" Chi phí tài chính", "Chi phí khác"

Nợ TK 133 "Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ"

Có TK 111(1111)

+ Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:

Nợ TK 635, 811" Chi phí tài chính", "Chi phí khác"

Có TK 111(1111)

n. Xuất quỹ tiền mặt mua chứng khoán ngắn hạn, dài hạn, ghi:

Nợ TK 121 “Đầu tư chứng khoán ngắn hạn”

Nợ TK 228 ”Đầu tư dài hạn khác”

Có TK 111 “Tiền mặt”

P. Xuất quỹ tiền mặt hoặc vàng bạc, kim khí quý, đá quý mang đi thế chấp, ký cược,

ký quỹ:

Nợ TK 144 “Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”

Nợ TK 244 “Ký quỹ, ký cược dài hạn”

Có TK 111 “Tiền mặt”

q. Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản nợ phải trả, ghi;

Nợ TK 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338

Có TK 111 “Tiền mặt”

t. Chi tiền mặt dùng cho quản lý phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận

QLDN:

Nợ TK 627,641,642

Nợ TK 133(nếu có)

Có TK 111