Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ

Theo phương pháp thẻ song song, để kế toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.

*Nguyên tắc

- Vật liệu phải được theo dõi cả về mặt số lượng, mặt giá trị của từng thứ vật liệu

- Doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp sau để theo dõi hạch toán chi tiết vật liệu

1.Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp thẻ song song, để kế toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.

Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất (MS 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào thẻ kho một dòng. Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với số tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại ở kho.

Hàng ngày, hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. Tại phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu. Thẻ kế toán chi tiết vật liệu được mở cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ kế toán chi tiết vật liệu có nội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu.

Hàng ngày, hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần nhận được chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, nhân viên kế toán vật liệu phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ liên quan (như hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng...) ghi đơn giá kế toán vào phiếu và tính thành tiền trên từng chứng từ nhập, xuất. Căn cứvào chứng từ nhập, xuất kho đã kiểm tra để tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.

Cuối tháng, sau khi ghi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán tiến hành cộng xác định số tổng cộng tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu. Số lượng vật liệu tồn kho phản ánh trên thẻ kế toán chi tiết phải được đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tương ứng. Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra, xác minh và chỉnh lý kịp thời theo đúng sự thực. Để thực hiện kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán phải căn căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp phản ánh trên bảng tính giá vật liệu.

* Ưu điểm : ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu, dễ phát hiện những sai sót

* Nhược điểm: có sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, công việc kiểm tra thường dồn vào cuối tháng.

2. Sổ đối chiếu luân chuyển

- Ở kho: Mở thẻ kho để theo dõi số lượng từng danh điểm vật liệu, công cụ, dụng cụ.

- Ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép, phản ánh tổng số vật liệu, công cụ, dụng cụ luân chuyển trong tháng (tổng số nhập, tổng số xuất trong tháng) và tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ theo chỉ tiêu số lượng và giá trị. Sổ đối chiếu luân chuyển mở dùng cho cả năm và mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất của từng thứ vật liệu, công cụ, dụng cụ. Cuối tháng sẽ đối chiếu số lượng trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và đối chiếu số tiền của từng loại với sổ kế toán tổng hợp.

* Ưu điểm: giảm khối lượng ghi sổ kế toán vì cuối tháng ghi 1 dòn

* Nhược điểm: + Có sự ghi chép trùng lặp về mặt số lượng

+ Công việc kế toán dồn vào cuối tháng.

3.Phương pháp sổ số dư:

Nguyên tắc: ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng ở phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị

- ở kho: Tương tự như phương pháp ghi sổ song song. Ngoài ra hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi xong thẻ kho thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh theo từng nhóm, hoặc từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất ghi số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm vật liệu, công cụ, dụng cụ kèm theo các phiếu nhập, phiếu xuất. Cuối tháng thủ kho sẽ ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng thứ danh điểm vật liệu vào sổ số dư, sau đó chuyển sổ số dư cho phòng kế toán để tính thành tiền.

- Ở phòng kế toán: khi nhận được chứng từ nhập, xuất kế toán sẽ kiểm tra và ghi giá Kế toán, tính thành tiền cho từng chứng từ và tổng cộng số tiền ghi vào phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu bảng này sẽ mở cho từng kho, mỗi kho phải mở một tờ. Cuối tháng căn cứ vào sổ số dư do thủ kho chuyển đến kế toán sẽ tính giá của từng nhóm, từng loại vật liệu để ghi vào sổ số dư

* Ưu điểm: + Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày…

+ Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng.

+ Thực hiện kiểm tra và giám sát thường xuyên của kế toán với việc nhập, xuất vật liệu hàng ngày

* Nhược điểm: Nếu có sai sót khó phát hiện, khó kiểm tra và yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải khá mới đáp ứng được.