Một số câu hỏi về hóa đơn (PIV)

Câu hỏi 60:

Doanh nghiệp có trụ sở chính tại huyện Di Linh thuộc tỉnh Lâm Đồng là địa bàn thuộc danh mục địa bàn kinh tế - xã đặc biệt hội khó khăn có đơn vị trực thuộc hoạt động kinh doanh tại thành phố Đà Lạt, xin hỏi đơn vị trực thuộc này có được mua hóa đơn do Cục Thuế đặt in không?

Trả lời:

Thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng không phải địa bàn thuộc danh mục địa bàn kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn ban hành kèm theo Nghị định 124/2008/NĐ-CP nên đơn vị trực thuộc doanh nghiệp không thuộc đối tượng được mua hóa đơn do Cục Thuế đặt in mà phải đặt in hóa đơn để sử dụng theo quy định tại  Khoản 1, Điều 11, Chương II, Thông tư số 153/2010/TT-BTC.

Câu hỏi 61:

Chúng tôi là Viện nghiên cứu, có một số khách hàng muốn mua sản phẩm của chúng tôi và yêu cầu chúng tôi phải xuất hóa đơn nhưng Viện chúng tôi không có hóa đơn vì không kinh doanh. Xin hỏi chúng tôi mua hóa đơn của cơ quan thuế được không? Nếu được thì thủ tục như thế nào?

Trả lời:

Theo quy định tại  Khoản 3, Điều 12, Chương II, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 thì Viện của bạn phải làm đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ theo mẫu số 3.4, Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC gửi kèm theo các chứng từ mua, bán đến cơ quan thuế nơi Viện của bạn đóng trụ sở. Căn cứ đơn đề nghị và các chứng từ mua bán của bạn Cơ quan thuế sẽ hướng dẫn bạn xác định số thuế phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế, bạn sẽ lập hóa đơn đủ 3 liên tại cơ quan thuế và phải nộp thuế đầy đủ trước khi nhận hóa đơn lẻ, sau khi bạn có chứng từ nộp thuế cơ quan thuế sẽ đóng dấu cơ quan thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho bạn hai liên (liên 1 và liên 2), liên 3 lưu tại cơ quan thuế.

Câu hỏi 62:

Công ty chúng tôi có nhiều bộ phận quản lý và đều có nhu cầu lưu giữ hóa đơn, chứng từ. Vì vậy, Công ty có sử dụng loại hóa đơn gồm nhiều liên. Cho hỏi có hạn chế số liên hóa đơn không?

Trả lời:

Theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 4, Chương I, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính thì mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên.

Câu hỏi 63:

Tên các liên hoá đơn được quy định như thế nào? Công ty chúng tôi có được tự đặt tên các liên hoá đơn không?

Trả lời:

Theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 4, Chương I, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn:

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định. Riêng hoá đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Câu hỏi 64:

Cho hỏi về cách viết hóa đơn, ngôn ngữ sử dụng và kích thước hóa đơn được quy định như thế nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Điểm k, Khoản 1, Điều 4, Chương I, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn:

“k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước.

Đối với hoá đơn xuất khẩu, nội dung đã lập trên hoá đơn xuất khẩu phải bao gồm: số thứ tự hoá đơn; tên, địa chỉ đơn vị xuất khẩu; tên, địa chỉ đơn vị nhập khẩu; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu (mẫu số 5.4 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này). Trường hợp trên hoá đơn xuất khẩu chỉ sử dụng một ngôn ngữ thì sử dụng tiếng Anh. Tổ chức, cá nhân được sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định của pháp luật về thương mại.”

Câu hỏi 65:

Những trường hợp nào Công ty chúng tôi có nhiều bộ phận quản lý và đều có nhu cầu lưu giữ hóa đơn, chứng từ. Vì vậy, Công ty có sử dụng loại hóa đơn gồm nhiều liên. Cho hỏi có hạn chế số liên hóa đơn không?

Trả lời:

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 4, Chương I, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn:

“3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hoá, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hoá đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

b) Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hoá đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều này:

- Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

- Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.”

Câu hỏi 66:

Xin cho biết Hóa đơn được lưu trữ như thế nào? Thời gian lưu trữ bao lâu?

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 26, Chương IV, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn:

“1. Hoá đơn tự in chưa lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.

2. Hoá đơn đặt in chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

3. Hoá đơn đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.

4. Hoá đơn đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”

Theo quy định tại Khoản 5, Điều 40, Mục 5 Chương III, Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 26/06/2003 quy định:

“5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;”

Câu hỏi 67:

Xin cho biết về trình tự, thủ tục hủy hóa đơn đặt in bị in sai, in trùng, in thừa và hoá đơn không còn tiếp tục sử dụng?

Trả lời:

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 27, Chương IV, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn:

“3. Hủy hóa đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh

a) Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy.

b) Tổ chức kinh doanh phải thành lập Hội đồng hủy hoá đơn. Hội đồng huỷ hoá đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức.

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi hủy hoá đơn.

c) Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

d) Hồ sơ hủy hoá đơn gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

- Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hoá đơn nếu số hoá đơn cần huỷ không liên tục);

- Biên bản hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá  năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.”

Câu hỏi 68:

Tổ chức, hộ ác nhân kinh doanh thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như thế nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Điều 25, Chương IV, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn:

“Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được gửi cùng Hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo (mẫu số 3.9 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi trước ngày gửi thông báo phát hành hoá đơn tới cơ quan thuế nơi chuyển đến (mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).”

Câu hỏi 69:

Tổ chức, cá nhân đã tự đặt in hóa đơn năm 2010 và đã mua hóa đơn của Cơ quan thuế năm 2010 đến hết năm 2010 chưa sử dụng hết thì có được sử dụng tiếp không? Thủ tục xử lý như thế nào?

Trả lời:

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 33, Chương VII, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn:

“2. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện kiểm kê để xác định hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành đã mua hoặc hoá đơn do doanh nghiệp đã tự in theo quy định tại Thông tư số 120/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định số 89/2002/NĐ-CP còn chưa sử dụng.

Trường hợp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì thực hiện huỷ hoá đơn và tiến hành tạo hoá đơn, thông báo phát hành hoá đơn mới theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì đăng ký hoá đơn tiếp tục sử dụng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.12 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) để được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/03/2011. Thời hạn gửi đăng ký chậm nhất là ngày 20/01/2011.

Trường hợp đến hết ngày 31/03/2011, tổ chức, hộ, cá nhân chưa sử dụng hết hóa đơn thì tổ chức, cá nhân thực hiện hủy hoá đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 Thông tư này.”

Câu hỏi 70:

Doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn có được mua hóa đơn của Cơ quan thuế trong những năm tới không?

Trả lời:

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 33, Chương VII, Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài Chính hướng dẫn:

“3. Cơ quan thuế chỉ thực hiện bán hoá đơn cho doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn hướng dẫn tại khoản 2 Điều 5 và khoản 1 Điều 11 Thông tư này trong năm 2011. Từ năm 2012 trở đi, doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn phải tự tạo hoá đơn để sử dụng theo hướng dẫn tại Thông tư này.”