Nguyên tắc kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ

Vật liệu và công cụ, dụng cụ là một bộ phận của tài sản (hàng tồn kho) của doanh nghiệp (tài sản lưu động tồn tại dưới hình thái vật chất). Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp chỉ được lựa chọn áp dụng một trong hai phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ trong quá trình kế toán các loại vật tư, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá v.v... Nội dung, đặc điểm của hai phương pháp này như sau:

+ Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán.

Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu vật tư, hàng hoá tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.

Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp..) và các đơn vị thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao...

+ Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp kế toán căn cứ vào kết quảkiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính được giá trị hàng hoá, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức sau:

Trị giá hàng xuất = Tổng giá trị hàng nhập + (-) Chênh lệch trị giá tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ

Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hoá (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hoá mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (tài khoản mua hàng).

Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế làm căn cứ ghi sổ kế toán của các tài

khoản hàng tồn kho. Đồng thời, căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho để xác định trị giá vật tư, hàng hoá xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi sổ kế toán của TK 611 - Mua hàng.

Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).

Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các đơn vị có nhiều chủng loại hàng hoá, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, vật tư, hàng hoá xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên.

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi...

Kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu và công cụ, dụng cụ phải phản ánh theo giá thực tế hay còn gọi là giá gốc - là loại giá phản ánh đầy đủ các khoản tiền mà doanh nghiệp đã phải trả trong quá trình thu mua vật liệu và công cụ, dụng cụ.

Việc tính giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho có thể áp dụng một trong các phương pháp sau đây:

+ Giá thực tế nhập trước, xuất trước (FIFO).

+ Giá thực tế nhập sau, xuất trước (LIFO)

+ Giá thực tế bình quân gia quyền.

+ Giá thực tế đích danh.

Việc lựa chọn phương pháp nào là tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp, nhưng phải áp dụng phương pháp tính đã chọn thống nhất trong thời gian ít nhất là một niên độ kế toán.

Kế toán vật liệu và công cụ, dụng cụ phải đồng thời theo dõi chi tiết cả về giá trị và hiện vật. Kế toán phải theo dõi chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ theo từng kho, từng loại. Việc bố trí, sắp xếp vật liệu và công cụ, dụng cụ trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra. Mặt khác, phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ thời hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, kế toán phải xây dựng các định mức tiêu hao vật liệu và công cụ, dụng cụ cho từng chi tiết, bộ phận chi phí, công việc khác nhau và phải không ngừng cải tiến, hoàn thiện các định mức kinh tế kỹ thuật đó.

Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng phân bổ hai lần hoặc nhiều lần, kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí theo từng nội dung sử dụng để đảm bảo thời hạn sử dụng theo quy định và tổng số chi phí phân bổ phù hợp với số chi phí phát sinh theo từng đối tượng phải chịu chi phí.

Vào thời điểm cuối năm, nếu xét thấy vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn kho có khả năng bị giảm giá so với giá thực tế đã ghi sổ kế toán thì doanh nghiệp được phép lập dự phòng giảm giá. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung được tính vào giá vốn hàng bán